Los administradores tienen 3 meses para formular las cuentas anuales desde el cierre del ejercicio, es decir, como la mayoría de las empresas en España terminan el ejercicio el 31 de diciembre, tienen hasta el 31 de marzo para preparar las cuentas. Además, las sociedades tienen 6 meses desde el cierre del ejercicio para la aprobación de las cuentas anuales y decidir sobre la aplicación del resultado del ejercicio. Y, en el mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores las deben presentar en el Registro Mercantil.
Como hemos comentado, el cierre normal de las empresas suele ser el 31 de diciembre, por lo que en el mes de julio es cuando se presentan en el Registro Mercantil las citadas cuentas anuales de las sociedades mercantiles. Y no hacerlo puede tener consecuencias para la sociedad y/o el administrador o administradores.
Para este año 2020, motivado por el COVID, las fechas a tener en cuenta pueden ser distintas:
- Formulación de las cuentas, desde el 1 de junio de 2020 hasta el 31 de agosto de 2020.
- Aprobación de las cuentas, hasta el 31 de octubre de 2020.
- Depósito de las cuentas, último día del mes siguiente a su aprobación. El último día será el 30 de noviembre de 2020.
- Cierre de hoja, el último día de presentación de cuentas será el 31 de mayo de 2021.
Con objeto de evitar las siguientes multas y/o sanciones, se deben depositar las cuentas, aunque sea fuera de plazo:
• Multa del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del Ministerio de Economía) por importe de 1.200 a 60.000 euros.
• El incumplimiento de la citada obligación de depositar las cuentas supone que en el Registro Mercantil no se podrá inscribir ningún documento de la sociedad, una vez que ha transcurrido un año sin haber depositado las cuentas.
Algunos documentos se exceptúan de esta prohibición, por ejemplo, comunicaciones relativas al cese o dimisión de administradores, etc., así como a la disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y a lo ordenado por la autoridad judicial o administrativa.
El Reglamento del Registro Mercantil establece que “transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.”
Pero podría suceder que una sociedad no apruebe las cuentas anuales, y no pueda cumplir con la obligación del depósito.
En este tipo de situación, el Reglamento del Registro Mercantil establece que “si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.”
Este hecho de no depositar las cuentas, además de lo anteriormente comentado, puede tener trascendencia también por la responsabilidad del administrador o administradores frente a los socios y/o terceros, ya que podrían reclamar daños y perjuicios, debido a que la imposibilidad de registrar cualquier otro documento social puede impedir a terceros conocer la situación económico-financiera de la empresa.
Un ejemplo sería la imposibilidad por parte de un acreedor de conocer la situación económica social y, en su caso, saber si la empresa tiene problemas y está cerca de iniciar una situación de concurso de acreedores, y como los administradores tienen la obligación de en el plazo de dos meses de instar el procedimiento, y como no se ha actuado diligentemente, se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados.
