Recibí muy amablemente la invitación de vuestra compañera, Ana Valado, para que escribiera un artículo sobre lean, pero que tuviera que ver con el área del marketing y las ventas.
Al principio no tenía muy claro como enlazar ambos campos, pero luego me paré un momento y pensé… ¿no es lean una manera de realizar el trabajo lo más eficiente posible?, ¿acaso no se quiere trabajar así en todas las áreas de una empresa, o incluso de la vida para no perder el tiempo en cosas banales?
Es cierto que, primero, tal como he comentado anteriormente, me vinieron a la cabeza un sinfín de herramientas lean que se utilizan sobre todo en el ámbito de la producción y la logística, y que sinceramente no sabría aplicar a un ámbito más de oficina, pero luego pensé… ¿no es lean una manera de pensar más allá de las herramientas que se utilicen? Y así es, lean es una manera de pensar, una manera en la cual, se pretende trabajar lo más eficientemente posible para eliminar todo aquello que no tiene valor (tareas que no aportan nada o que si son necesarias, reducir su tiempo)
Bueno, quizás muchos de los que estáis leyendo el artículo no hayáis escuchado nada de lean, o tan ni siquiera todavía entiendas que es eso del lean. Pues bien, para entenderlo mucho mejor, voy a utilizar el mismo símil que me explicaron para intentar explicarlo.
Imaginad que estáis jugando al fútbol y solamente tenéis una pelota, cuando esa pelota sale del campo, el jugador que la ha tirado tiene que ir a por ella mientras el resto espera a que la coja y saque de banda (ese tiempo es un tiempo sin valor). Y si para reducir este tiempo jugamos con dos pelotas. De esta manera cuando una salga del campo, tenemos la otra preparada para seguir jugando. Eso a grandes rasgos es el lean.
Espero que con el símil anterior, os haya quedado más claro el significado de lean.
Ahora bien, muchos pensaréis, pero eso está bien si lo aplicamos en ámbitos de la producción o la logística, ¿pero cómo se puede aplicar en un ámbito de oficina o de trabajos más de atención al cliente o marketing?
Pues bien, sí se puede hacer. En lean también se juega con la idea de que todo pueda ser visualmente atractivo, es decir, que de un solo vistazo, una persona pueda ver el resultado del trabajo tanto de su equipo como individualmente. Por ejemplo, el uso de un cuadrante con las tareas de cada miembro del equipo durante una semana cualquiera, en la cual según el color del papel que contiene la tarea significará una cosa, o bien, la tarjeta con la tarea se colocará según como este (iniciada-en proceso-terminada).
De este modo, responsable del área puede ver de un vistazo rápido el estado de cada tarea. De acuerdo, pero esto puede ser en una pizarra o tablero colocado en la pared del departamento, o bien, si queremos ser más modernos, aprovechad el uso de cualquier software de proyectos para llevar a cabo este kanban.
Otra cosa que podemos aplicar de lean en entornos de oficina, son las llamadas 5´s. Son 5 palabras japonesas (Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke) que traducidas al español significan: clasificar-ordenar-limpiar-estandarizar-mantener.
Y vosotros me podéis decir… vale Adrián, déjate de rollos y dime para qué es eso… Pues bien, las 5´s es una cosa tan banal, como lo que hacemos en nuestra vida diaria, pero que a veces por exceso de trabajo, no lo aplicamos en este, y como digo muchas veces en las formaciones que imparto en la compañía en la que trabajo, es aplicar lo que hacemos en casa en el trabajo, es decir, si todo está ordenado y ubicado en su lugar, no se pierde el tiempo buscando algo que necesitamos y que no encontramos.
Un ejemplo de ello, es la empresa para la cual trabajo. En esta hacemos auditorias 5´s tanto a nivel de producción como de oficinas, y no me refiero solo a administrativos, sino a todos en general. Lo que intentamos con ello, y lo más importante, no es que lo vean como una obligación, sino que lo tengan como un hábito, y no solo por no perder tiempo buscando material o documentos, sino también por seguridad de ello (puedes tener un accidente con un cable tirado en el suelo, o peor aún, puede producirse un pequeño incendio y no saber dónde está el extintor por no tenerlo señalizado)
En marketing miramos por el cliente, tengo que decir que en lean también, aunque de una manera diferente.
Generalmente, en marketing, el cliente siempre es el objetivo principal. Pues bien, en lean también, pero este no percibe el cliente como la persona a la cual le vendes en última instancia tu producto o servicio (o quieres vendérselo), sino que para lean el cliente es cada eslabón de la cadena hasta llegar el producto final.
Lo que quiero decir con esto, es que si estás en una cadena de producción y eres el operario que coge la materia prima para colocarla en la cinta, para ti el cliente final es el segundo de la cadena que tiene como función colocar el producto terminado en el pallet (por ejemplo), con esto quiero decir, que cada operario, administrativo, etc. es responsable de que su trabajo salga correctamente para que el siguiente no tenga que preocuparse de nada más que de hacer su trabajo.
Si tal como me ocurrió a mí en un principio, sigues pensando que puede que no tengan nada que ver el tema del lean con el marketing, si nos paramos a pensarlo, podrás ver que sí tienen aspectos similares.
Al final lean es una manera de pensar que consiste en eliminar las tareas que no crean valor y que no son necesarias, y si son necesarias y no crean valor, reducir el tiempo de estas, y si son necesarias, no es tanto el usar las diferentes herramientas que he mencionado en el artículo, sino creer en ellas, porque puedes aplicar cualquiera de las dos mencionadas, pero si no tienes un equipo o un responsable que crea en ellas, no va a tener ningún éxito.
Adrián Sánchez Muñoz
Facilitador Lean
Fotos: Camera-man, geralt y johnhain
