EL TREN DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO

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Parece que la transformación digital está de moda. Quien no haya asistido, impartido algún webinar o sepa el significado de palabras como Machine Learning, Deep learning, inteligencia de negocio, ERP, CRM o cualquier otra palabra parecida, es que no vive en esta época.

Sin embargo, la transformación digital lleva en nuestras vidas más de 20 años. Hace no tanto tiempo la presentación del IRPF se tenía que hacer a mano en tres copias o se utilizaba typex en las cartas escritas en la máquina de escribir con el papel carboncillo detrás para quedarnos con una copia y no tener que repetir de nuevo todo el documento. Comparado al programa PADRE, el procesador de texto que se utiliza en la actualidad o la desaparición del fax desde que utilizamos el email, nos damos cuenta cómo nos ha cambiado la tecnología la forma de trabajar.

El mensaje con esta pequeña introducción es que los cambios tecnológicos que se llevan produciendo desde hace más de 25 años, nos han facilitado la forma de trabajar tanto en empresas como en los despachos, no es algo nuevo ni revolucionario. Es cierto que los cambios se han ido produciendo de forma gradual, aunque a partir del uso de internet y la aparición del teléfono móvil, el desarrollo tecnológico ha tenido un crecimiento exponencial.

¿Qué diferencia hay entonces entre esos años y los actuales?, principalmente la rapidez y la globalización.

Rapidez porque cada día surgen productos nuevos, muchos actores y programas que permiten realizar tareas automáticas con pequeñísimos márgenes de error y con posibilidades de ofrecer a clientes o a la propia organización, una información de calidad y en el momento oportuno.

Cuando ya está implantado un software en la compañía, aparece otro nuevo o versiones nuevas que obligan a estar al día de los nuevos productos que salen en el mercado por si existiese algo que se pueda mejorar dentro de la organización.

La globalización, que en muchos aspectos ha sido positiva para la economía, el hecho que tener acceso a cualquier empresa en cualquier parte del mundo, con características similares a la propia y con servicios que puedan percibirse como mejores a los que se ofrecen, provoca una competencia muy estresante.

El cliente puede elegir a su proveedor ya no sólo en su país, sino donde quiera, donde el criterio de elección deja de tener connotaciones emocionales para volverse práctico y objetivo. Precio o valor añadido es lo que va a hacer que la balanza se decline a nuestro favor o no.

Esta situación la viven todo tipo de empresas, y los Despachos Profesionales no se quedan al margen. Tienen que competir por precio con nuevas empresas tanto nacionales como extranjeras cuyos procesos son prácticamente automáticos, con poco personal y su reclamo es el precio del servicio. Si no nos adaptamos los márgenes se erosionan y hay que actuar con premura.

Para poder hacer frente a esa rapidez y globalización, deberemos tener una estrategia clara y concisa de hacia dónde queremos ir mediante distintos planes.

  • 1º Plan de crecimiento; qué tamaño queremos tener, mantenemos el actual, se crece por facturación, incrementando nuestra cartera de clientes, con fusiones o compras de otros despachos o por expansión territorial.
  • 2º Plan de productos ofertados; se mantienen los clásicos de contabilidad, fiscalidad y laboral con mayor implicación del cliente o se amplían los servicios con otros diferenciadores de la competencia
  • 3º Plan de personal; cómo se va a estructurar el Despacho, categorías de empleados, personal necesario, nivel de conocimiento requerido o planes de formación
  • 4º Plan tecnológico; Este plan es esencial porque va a implicar cambios en los procesos de trabajo, mayores procesos automáticos frente a los manuales actuales, formas distintas de relacionarse con el cliente más personalizadas y unos servicios que aporten un valor añadido adicional al ya ofrecido.

Este último plan merece especial atención porque cada Despacho tendrá un nivel de desarrollo tecnológico distinto y por tanto los pasos a dar van a ser diferentes en cada caso.

  • Contamos con que ya se trabaja con un ERP. ¿Es mejorable? ¿permite la conexión con otros softwares para eliminar tareas manuales?
  • Cómo se incorporan las facturas de los clientes al programa de contabilidad, ¿mediante OCRs que escanean las facturas generando asientos automáticos y aprendiendo dónde se contabiliza cada factura o con asientos manuales que introducen los empleados?
  • Cómo se gestionan los clientes y campañas de marketing, ¿se trabaja con programas específicos como CRMs o se lleva la información en tablas de Excel?
  • Cómo se analiza la información del Despacho o del Cliente, ¿se trabajan con sistemas de análisis de indicadores de negocio donde se extrae la información automática y en tiempo real o cuando se tiene ya la información ha pasado un tiempo que ya no permite reaccionar a las alarmas de esos indicadores?
  • Incluso algo tan sencillo como trabajar con dos pantallas en vez de una, mejora la productividad del empleado porque tiene toda la información a la vista.
  • Firma digital, servidores en la nube, conciliadores bancarios automáticos, contratar un especialista de IT o tener un proveedor externo… hay muchos temas que tiene que plantearse y analizar sus los pros y contras.

Una vez aclarados estos puntos, para completar ese plan global nos quedaría:

  • Planificación a corto, medio y largo plazo de los cambios que queremos realizar analizando nuestras fortalezas y debilidades y creando pequeños planes de acción para transformar esas debilidades en oportunidades de mejora.
  • Comunicación e información a toda la plantilla de los cambios que se van a realizar y el por qué de cambios de roles y tareas. La implicación del personal es muy importante para el éxito del Plan, la incertidumbre es un abono muy peligroso y es necesario total transparencia para que el proyecto salga adelante.
  • Es fundamental el compromiso y la implicación de la Gerencia y Dirección del Despacho y no dejar responsabilidades a un proveedor aunque sea el que nos acompañe en este proceso.

Y paciencia, mucha paciencia porque el camino de la transformación va a tener muchas curvas… pero si nos subimos al tren adecuado llegaremos a nuestro destino en hora.

Eva Ballester

Economista. Miembro nº 423 de ReDigital y Vocal del Consejo Directivo de ReDigital, miembro nº 3321 del REFOR y 3704 de EC

www.evaballester.com

Fotos: FunkyFocus, ArtTower y geralt

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